SCRAP LEARNING – LA CAPACITACIÓN DESAPROVECHADA
En Recursos Humanos una de las obsesiones principales es medir el Retorno de la Inversión (ROI) de la capacitación, lo cual, si bien es posible de medir, requiere un esfuerzo enorme. En cambio, poder medir cuánta plata se desperdicia por la no aplicación del conocimiento adquirido en las capacitaciones es mucho más sencillo, y también es una métrica muy valiosa para utilizar.
El Scrap Learning es una forma de medir cuántos de los conocimientos adquiridos en las capacitaciones no se trasladan al trabajo, lo cual es mucho más sencillo y tan valioso de medir como el ROI.
La investigación indica el promedio de mercado de Scrap Learning entre las empresas que no lo miden es del 45%. Es decir que si tenemos un presupuesto anual de $ 500.000 para las capacitaciones, $ 225.000 es dinero mal invertido y por ende, la capacitación deja de ser una inversión para convertirse en un costo.
“Para muestra basta con un botón”
Una forma sencilla de medir el Scrap Learning es preguntando a los participantes de un curso cuánto del conocimiento adquirido se aplicará al trabajo. El porcentaje de contenido que NO aplicarán al trabajo forma parte del Scrap Learning.
Ejemplo: Le preguntamos a un participante cuántos de los conocimientos adquiridos en una capacitación estima aplicar en sus tareas cotidianas. Si dice que piensa aplicar el 60% del contenido a su trabajo, el scrap learning es del 40%.
Capacitar sobre Capacitar
Una de las primeras cosas que debemos hacer los Responsables de Capacitación y Desarrollo es aclarar para qué sirve una capacitación. ¿Cuántas veces hemos escuchado “Fulano está desmotivado… mándalo a hacer un curso”? ¿O cuántas veces acordamos con un empleado conflictivo o de bajo desempeño pagarle un posgrado? ¿Hemos enviado alguna vez a una persona a una capacitación sobre una tecnología que no usamos en nuestras empresas?
Incluso de parte de los colaboradores hay una percepción imprecisa sobre la capacitación. Una encuesta que hicimos a empleados de nuestros clientes, frente a la pregunta “¿Qué beneficio que no tenés hoy, te gustaría tener?”, prácticamente 1 de cada 4 respuestas estaba relacionada con capacitación o beneficios en posgrados.
Esto deja entrever, que lo primero que necesitamos hacer desde Capacitación y Desarrollo es “re-educar” a la empresa sobre cuál es la utilidad y finalidad de las capacitaciones y en qué casos usarlas.
Las Preguntas Clave
“Una capacitación efectiva mejorará el desempeño del participante y del área donde trabaja.”
Por el contrario, cuando las capacitaciones no son efectivas y el scrap learning es alto, la performance del colaborador y del sector no mejorarán aún cuando asistan al mejor curso del mundo. Una actividad de formación debe aportar valor al participante y a su área. Para ello, hay 3 preguntas claves para hacer:
¿Cuánto espera que su performance mejore relacionado con el contexto del curso relacionado con todos los factores, incluido el programa de desarrollo?
¿Cuánto de esa mejora se la atribuiría exclusivamente a la capacitación?
¿Cuánto tiempo dedica realmente a tareas relacionadas con el programa de desarrollo?
Factores a Tener en Cuenta
En nuestra experiencia, existen varias causas que provocan el scrap learning. La tabla a continuación resume algunos de los principales factores que inciden en esta métrica.
En la primera columna hay causas que están bajo el control del área de Capacitación y Desarrollo, como ser la calidad del instructor, del material, la alineación con las necesidades del negocio, entre otras. Pero sin dudas uno de los factores más importantes e influyentes es la involucración de los Jefes y Gerencias en el proceso de Capacitación.
Como en muchas cosas de Recursos Humanos, la clave son los líderes. ¿De qué manera pueden influir en la reducción del scrap learning? Básicamente hay 5 factores preponderantes:
Elegir a la persona idónea para asistir a un curso y que sea el indicado para adquirir y aplicar nuevos conocimientos a sus tareas.
Definir las expectativas con el participante antes del inicio de la capacitación.
Involucrarse con la aplicación de los conocimientos nuevos una vez terminada la actividad de formación.
Realizar un seguimiento de las expectativas fijadas antes de la capacitación.
Proveer recursos necesarios para dar soporte al rendimiento.
Otro dato clave es que, si el conocimiento adquirido durante una capacitación no se aplica dentro de las 6 semanas posteriores a la capacitación, ningún conocimiento adquirido en esa actividad se trasladará al trabajo.
Recomendaciones
Medir la información de todos los cursos planificados de la misma manera, usando las mismas herramientas y preguntas. Esto nos brindará consistencia para comparar los resultados y realizar estimaciones más sofisticadas.
Crear una hoja de cálculo en Excel, o un tablero con métricas con algunas métricas clave: scrap learning, desempeño, e inversión por ejemplo para cada curso.
Crear una serie de reglas que brinden un marco para el proceso de mejora continuo, por ejemplo:
Para el top 5 de los cursos, no realizar cambios, reinvertir en ellos, continuar desarrollándolos, y si ocurrieran cambios que sean en pos de conseguir una reducción de costos siempre y cuando la calidad no se vea afectada, y de esa manera mejorar el ROI.
Para el 10% más bajo de los cursos, eliminar cualquier curso que no esté alineado con los objetivos de la empresa. Para aquellos que están alineados con las necesidades de negocio, reinvertir para revisarlos.
Para el 85% de los cursos que están en el medio, continuar realizándolos, pero buscando opciones que permitan reducir el scrap y maximizar los beneficios.
Conclusión
El Retorno de Inversión (ROI) de una capacitación es una medida compleja de estimar, en cambio, el Scrap Learning es más sencillo de medir y de solucionar.
Mantener un bajo nivel de Scrap Learning, no sólo se materializa en resultados en la organización, sino que además aumenta la confianza sobre el proceso de capacitación generando un “círculo virtuoso” que contribuye a mantenerlo en ese estado.
Ésta es una métrica poderosa para evaluar la efectividad de las capacitaciones que realizamos dentro de una organización. Como Responsables de Capacitación y Desarrollo, es nuestro deber asegurar la calidad de la capacitación (del instructor, del contenido, y la alineación con necesidades de negocio), pero los jefes juegan un rol clave a la hora de trasladar los conocimientos de la formación al trabajo cotidiano. De esto surge la necesidad de trabajar codo a codo con las áreas para involucrar a sus jefaturas y gerencias, dándoles el soporte necesario para mejorar el impacto de las capacitaciones, mejorar el rendimiento de sus equipos e incrementar sus propios resultados e imagen.